Wdrożenia EZD RP
od analizy do pierwszej dekretacji
LYNX360 sp. z o.o. świadczy usługi wdrożenia systemu EZD RP: analizę przedwdrożeniową, przygotowanie infrastruktury i instalację, konfigurację pod instrukcję kancelaryjną i JRWA, szkolenia oraz wsparcie po starcie. Działamy w całej Polsce — na miejscu i zdalnie.
EZD RP — stan na październik 2026
Czy EZD jest obowiązkowy
Obowiązek planowany, przepisy jeszcze nieuchwalone
Dziś żaden przepis nie nakazuje stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją od określonej daty. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz instrukcja kancelaryjna dają kierownikowi jednostki prawo wyboru EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu spraw.
Ministerstwo Cyfryzacji w piśmie z 2 października 2026 r. (znak BM.WP.0122.505.2026.KT) wyjaśnia, że zapowiadana wcześniej data 1 stycznia 2028 r. wynikała ze wstępnych założeń strategicznych. Obowiązek ma obowiązywać najwcześniej od 1 stycznia 2029 r., a jego podstawą ma być projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji. Według tego pisma prace legislacyjne nad projektem nie były wtedy prowadzone. Ministerstwo pisze przy tym o „systemie klasy EZD”, a nie wyłącznie o EZD RP.
Według tego samego pisma instalacja systemu i założenie kont to dopiero etap przygotowawczy. Od gminy oczekiwane jest co najmniej:
- Korespondencja w postaci cyfrowej — obsługa przesyłek wpływających i wychodzących w systemie.
- Sprawy z klas elektronicznych — prowadzenie w EZD spraw z klas JRWA wytypowanych jako elektroniczne.
- e-Doręczenia i ePUAP — wymiana korespondencji przez obie usługi bez wychodzenia z systemu.
- Stanowisko skanowania — co najmniej jedno stanowisko kancelaryjne przystosowane do digitalizacji przesyłek papierowych, tak aby trafiały od razu do obiegu elektronicznego.
Ten zestaw traktujemy jako minimalny zakres wdrożenia i od niego zaczynamy planowanie prac.
SaaS czy on-premise
Dwa modele uruchomienia EZD RP
Model wybiera jednostka. Pomagamy podjąć tę decyzję na etapie analizy — na podstawie liczby użytkowników, zaplecza IT i łącza.
| Kryterium | Centralny SaaS | On-premise |
|---|---|---|
| Kto utrzymuje system | Operator usługi. Jednostka nie instaluje ani nie aktualizuje serwerów. | Jednostka: serwery, aktualizacje wersji, kopie zapasowe i bezpieczeństwo środowiska. |
| Co trzeba zapewnić | Stabilne łącze szerokopasmowe ze stałym publicznym adresem IP, stacje robocze, skanery i inne urządzenia peryferyjne. | Klaster Kubernetes (RKE2) na Ubuntu Server, bazy PostgreSQL, Redis i RabbitMQ, repozytorium plików. Środowisko testowe to realnie ok. 16 vCPU i 32 GB RAM, produkcyjne zwykle kilka maszyn. |
| Kompetencje w jednostce | Administracja aplikacją: struktura, stanowiska, uprawnienia. | Dodatkowo Linux, Kubernetes, procedury aktualizacji, kopii zapasowych i odtwarzania. |
| Dla kogo | NASK poleca ten model mniejszym jednostkom. | Jednostki z własnym zapleczem IT, np. centrum usług informatycznych obsługujące jednostki podległe. |
| Na co uważać | Dostępność zależy od łącza i sieci, przez którą jednostka łączy się z usługą — warto mieć zapasowe łącze i procedurę pracy na wypadek niedostępności. Na uruchomienie usługi czeka się w kolejce. | Od podpisania umowy do pracy produkcyjnej mijają realnie miesiące. Certyfikaty, aktualizacje i kopie zapasowe wymagają stałej opieki. |
Wsparcie NASK
Kto pomaga, gdy coś nie działa
Wsparcie wdrożeniowe NASK, Service Desk i szkolenia zamknięte przysługują podmiotom publicznym z klasyfikacji NASK, które zawarły z NASK umowę. Jednostka, która wdraża system samodzielnie albo z firmą zewnętrzną, nie korzysta z Service Desku NASK — jej zgłoszenia są odsyłane na forum EZD RP.
Dlatego wsparcie po starcie produkcyjnym jest w naszej ofercie osobną, opisaną w umowie usługą: zgłoszenia, aktualizacje wersji, pomoc administratorom i szkolenia uzupełniające.
Firmy i organizacje niepubliczne
EZD RP poza administracją
Z systemu mogą bezpłatnie korzystać także podmioty prowadzące działalność gospodarczą. Nie mogą jednak uzyskać wsparcia NASK, nawet odpłatnie — wdrażają system samodzielnie, według dokumentacji, albo z firmą zewnętrzną.
Takim organizacjom oferujemy wdrożenie i utrzymanie EZD RP na tych samych zasadach co jednostkom publicznym.
Jak pracujemy
Pięć etapów wdrożenia i bezpieczeństwo na koniec
Zakres i harmonogram ustalamy po analizie przedwdrożeniowej. Każdy etap kończy się wynikiem, który jednostka odbiera przed przejściem dalej.
Analiza przedwdrożeniowa
Obieg dokumentów i struktura organizacyjna, stan przepisów kancelaryjnych i JRWA, infrastruktura i łącze. Wynik: wybór modelu, zakres i harmonogram. Analiza przedwdrożeniowa →
Infrastruktura i instalacja
On-premise: maszyny, Kubernetes, bazy danych, certyfikat i DNS, instalacja i pierwsza aktualizacja. SaaS: przygotowanie stanowisk, łącza i skanerów.
Konfiguracja
Struktura organizacyjna, stanowiska, role i uprawnienia, JRWA, składy chronologiczne oraz podłączenie e-Doręczeń i ePUAP.
Szkolenia
Osobno dla administratorów, kancelarii, pracowników merytorycznych i kierownictwa — na miejscu lub online, na wersji testowej systemu. Programy szkoleń →
Start i wsparcie
Start produkcyjny, asysta przy pierwszych rejestracjach i dekretacjach, potem wsparcie administratorów i aktualizacje wersji.
EZD w systemie bezpieczeństwa
Przez EZD przechodzi cała korespondencja jednostki. Wpisujemy system do SZBI: aktywo z właścicielem, analiza ryzyka, kopie zapasowe i plan ciągłości działania na wypadek niedostępności. Ciągłość działania →
Zanim system ruszy
Instrukcja kancelaryjna, JRWA i decyzje kierownika
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to w tej samej mierze decyzje organizacyjne co technika. Kierownik jednostki wskazuje zarządzeniem EZD jako podstawowy sposób dokumentowania i decyduje, które klasy JRWA są prowadzone elektronicznie. Tam, gdzie przepisy kancelaryjne i archiwalne trzeba uzgodnić z archiwum państwowym, prowadzimy te uzgodnienia równolegle z pracami technicznymi, bo potrafią trwać dłużej niż instalacja.
Pracę w systemie można zacząć od samej rejestracji przesyłek wpływających, a kolejne klasy spraw przenosić etapami. Sprawy rozpoczęte w postaci papierowej zwykle prowadzi się w papierze do końca. Trzeba tylko pamiętać, że po wskazaniu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania nie wraca się do systemu tradycyjnego — dlatego moment tej decyzji planujemy razem z jednostką.
Najczęściej zadawane pytania
FAQ
Czy wdrożenie EZD RP jest obowiązkowe?
Na dziś nie. Żaden obowiązujący przepis nie nakazuje stosowania EZD od określonej daty. Według pisma Ministerstwa Cyfryzacji z 2 października 2026 r. obowiązek ma wejść najwcześniej od 1 stycznia 2029 r. i będzie dotyczył systemu klasy EZD, a nie wyłącznie EZD RP. Przepisy, które mają go wprowadzić, nie zostały jeszcze uchwalone.
Ile kosztuje EZD RP?
Licencja jest bezpłatna. Kosztem są infrastruktura (w modelu on-premise) albo łącze i stanowiska (w modelu SaaS), a także usługi wdrożeniowe, szkolenia i utrzymanie. Wycenę przygotowujemy po analizie przedwdrożeniowej, gdy znany jest model, liczba użytkowników i zakres integracji.
SaaS czy on-premise — co wybrać?
SaaS zdejmuje z jednostki utrzymanie serwerów i jest modelem, który NASK poleca mniejszym jednostkom; wymaga stabilnego łącza i oznacza oczekiwanie na uruchomienie usługi. On-premise daje pełną kontrolę nad środowiskiem, ale wymaga klastra Kubernetes, kilku maszyn i kompetencji do jego utrzymania. Sens ma zwykle tam, gdzie jest własne zaplecze IT.
Czy po wdrożeniu z Lynx360 jednostka ma wsparcie NASK?
Service Desk NASK obsługuje jednostki, które zawarły z NASK umowę o wsparcie. Zgłoszenia od jednostek wdrażających system samodzielnie lub z firmą zewnętrzną są odsyłane na forum EZD RP. Dlatego wsparcie po starcie produkcyjnym oferujemy w ramach umowy serwisowej z LYNX360.
Czy z EZD RP może korzystać firma prywatna?
Tak, system jest udostępniany bezpłatnie także podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą. Nie mogą one jednak uzyskać wsparcia NASK, nawet odpłatnie. Takim organizacjom oferujemy wdrożenie i utrzymanie na tych samych zasadach co jednostkom publicznym.
Ile trwa wdrożenie?
To zależy od modelu i przygotowania jednostki. W instalacji on-premise od podpisania umowy do pracy produkcyjnej mijają realnie miesiące — w relacjach jednostek publikowanych na forum EZD RP około pół roku. W modelu SaaS dochodzi oczekiwanie na uruchomienie usługi. Najwięcej czasu zajmują zwykle uzgodnienia dokumentacji kancelaryjnej i przygotowanie ludzi, a nie sama instalacja.
Zobacz także
Więcej o EZD RP
EZD RP jest zarejestrowanym znakiem towarowym NASK-PIB. Używamy tej nazwy wyłącznie do wskazania systemu, którego dotyczą nasze usługi. LYNX360 sp. z o.o. nie jest NASK ani Ministerstwem Cyfryzacji i nie działa w ich imieniu.
Porozmawiajmy o wdrożeniu EZD
Pierwsza rozmowa: model wdrożenia, stan dokumentacji kancelaryjnej i realny harmonogram dla Twojej jednostki.